Was kostet einKI-Telefonassistent?
Was ein KI-Telefonassistent kostet, hängt von Ihrem Telefonaufkommen ab. Eine Pauschale für alle Betriebe gibt es deshalb nicht. Fünf Faktoren bestimmen den Preis. Dazu gehören die Zahl der Anrufe im Monat und die Länge der Gespräche. Hinzu kommen die Gesprächsabläufe und Anbindungen, etwa an Ihren Kalender, die Sprachen und die Betreuung im laufenden Betrieb. Zum Aufwand gehört außerdem die Einrichtung. Dabei wird der Assistent an Ihre bestehende Nummer angebunden und jeder Ablauf vor dem Start getestet.
Den Kosten steht gegenüber, was dieselben Anrufe heute kosten: Arbeitszeit am Telefon und Aufträge, die durch verpasste Anrufe verloren gehen. Im Vergleich mit einer Person, die dieselben Anrufe annimmt, ist ein KI-Telefonassistent bis zu 15x günstiger. Diese Gegenüberstellung zeigt, ob sich der Assistent für Ihren Betrieb lohnt. Wie hoch die Kosten in Ihrem Betrieb ausfallen, berechnen wir in der kostenlosen Beratung anhand Ihrer Anrufe.
Stand: 04.11.2026 · Everlast AI
Wovon hängen die Kosten eines KI-Telefonassistenten ab?
Jeder Betrieb telefoniert anders. Diese fünf Faktoren entscheiden, wie viel Aufwand der Assistent bei Ihnen bedeutet.
1. Anrufvolumen
Der wichtigste Faktor ist die Zahl der Anrufe, die der Assistent im Monat annimmt. Ein Betrieb, der vor allem nach Feierabend Anrufe verpasst, braucht weniger als eine Praxis, in der das Telefon den ganzen Vormittag klingelt.
2. Gesprächslänge
Eine kurze Auskunft zu Öffnungszeiten dauert weniger lange als eine Terminabsprache mit Rückfragen. Je länger die typischen Gespräche, desto höher der laufende Aufwand.
3. Gesprächsabläufe und Anbindungen
Jeder Ablauf, den der Assistent beherrschen soll, wird eingerichtet und getestet: Terminbuchung, Auftragsaufnahme, Rückrufbitte, Meldung dringender Fälle. Dazu kommen Anbindungen, etwa an Ihren Kalender.
4. Sprachen
Spricht der Assistent nur Deutsch, ist der Aufwand geringer, als wenn er Anrufende auch in weiteren Sprachen begrüßen und betreuen soll.
5. Betreuung im laufenden Betrieb
Öffnungszeiten, Leistungen und Abläufe ändern sich. Wie oft wir das Wissen des Assistenten mit Ihnen anpassen, beeinflusst die laufenden Kosten.
Was gehört zur Einrichtung, was zum laufenden Betrieb?
Der Aufwand verteilt sich auf zwei Phasen. Zur Einrichtung gehört die Anbindung an Ihre bestehende Nummer per Rufumleitung oder SIP. Dazu kommen die Gesprächsabläufe nach Ihrem Betrieb, die Anbindung an Ihren Kalender und der Test jedes Ablaufs vor dem Start.
Im laufenden Betrieb nimmt der Assistent Ihre Anrufe an, bucht Termine, schickt Ihnen nach jedem Gespräch eine Notiz und benachrichtigt Sie bei dringenden Anrufen. Dazu kommt die Betreuung, wenn sich bei Ihnen etwas ändert. Wie beide Teile berechnet werden, steht in Ihrem Angebot.
Wie rechne ich aus, ob sich ein KI-Telefonassistent lohnt?
Für eine erste Einschätzung reichen vier Werte aus Ihrem Betrieb. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, am besten aus einer typischen Woche.
- Anrufe zählen. Notieren Sie, wie viele Anrufe pro Woche eingehen und wie viele davon niemand annimmt.
- Zeit am Telefon schätzen. Multiplizieren Sie die angenommenen Anrufe mit der durchschnittlichen Gesprächsdauer. Das ist die Arbeitszeit, die heute am Telefon gebunden ist.
- Arbeitszeit bewerten. Multiplizieren Sie diese Zeit mit den Kosten einer Arbeitsstunde der Person, die heute abnimmt.
- Verpasste Anrufe bewerten. Schätzen Sie, wie viele der verpassten Anrufe zu einem Termin oder Auftrag geworden wären, und multiplizieren Sie das mit dem durchschnittlichen Wert eines Auftrags.
Die Summe aus Schritt 3 und Schritt 4 ist der Betrag, mit dem Sie die Kosten eines Assistenten vergleichen. Im Vergleich mit einer Person, die dieselben Anrufe annimmt, ist ein KI-Telefonassistent bis zu 15x günstiger.
Ihre vier Werte können Sie in die kostenlose Beratung mitbringen. Dort rechnen wir mit Ihnen nach, welche Anrufe der Assistent übernimmt und was das für Ihren Betrieb bedeutet.
KI-Telefonassistent kostenlos?
Die Beratung zu Ihrem Bedarf ist kostenlos. Der laufende Betrieb eines KI-Telefonassistenten ist es nicht, weil jedes Gespräch Rechenleistung braucht und der Assistent eingerichtet und betreut wird.
Wer im Netz nach kostenlosen Angeboten sucht, findet vor allem Generatoren für Ansagen und zeitlich begrenzte Testzugänge. Eine Ansage spricht einen Text, führt aber kein Gespräch. Ein Testzugang zeigt, wie eine Stimme klingt, ist aber meist nicht an Ihre Nummer, Ihren Kalender und Ihre Abläufe angebunden.
Welche Angaben braucht ein Anbieter für ein Angebot?
Je genauer Ihre Angaben, desto genauer das Angebot. Diese Punkte sollten Sie vorher klären:
- Anrufe pro Monat und die Zeiten, zu denen die meisten eingehen
- Typische Gesprächsdauer und die häufigsten Anliegen
- Zeiten, zu denen der Assistent übernehmen soll
- Genutzter Kalender und gewünschte Abläufe, etwa Terminbuchung
- Was als dringend gilt und wer dann benachrichtigt wird
- Sprachen, in denen Anrufende betreut werden sollen
Welche Fragen Sie jedem Anbieter zusätzlich stellen sollten, steht in der Checkliste zur Anbieterwahl.
Wann rechnet sich ein KI-Telefonassistent nicht?
Bei sehr wenigen Anrufen, die fast immer jemand annimmt, bleibt wenig Arbeitszeit und kaum ein verpasster Auftrag, mit dem sich die Kosten vergleichen lassen. Dann ist der Nutzen gering.
Auch wenn fast jedes Gespräch eine fachliche Abwägung braucht, nimmt der Assistent vor allem Anliegen auf und Ihr Team ruft zurück. Die Zeit am Telefon sinkt dann weniger stark. In beiden Fällen sagen wir Ihnen das in der Beratung.
Häufige Fragenzu den Kosten
Was kostet ein KI-Telefonassistent im Monat?
Die monatlichen Kosten hängen davon ab, wie viele Anrufe der Assistent annimmt, wie lange die Gespräche dauern, wie viele Abläufe und Anbindungen er braucht, in welchen Sprachen er spricht und wie viel Betreuung Sie wünschen. Eine Pauschale für alle Betriebe gibt es deshalb nicht.
Ist ein KI-Telefonassistent günstiger als eine Kraft am Telefon?
Ein KI-Telefonassistent ist bis zu 15x günstiger als ein Mensch, der dieselben Anrufe annimmt. Wie groß der Unterschied in Ihrem Betrieb ist, hängt von Ihrem Anrufaufkommen und der Länge der Gespräche ab.
Kann ich den Assistenten kostenlos nutzen?
Die Beratung zu Ihrem Bedarf ist kostenlos, der laufende Betrieb eines KI-Telefonassistenten nicht. Kostenlose Angebote im Netz sind meist Generatoren für Ansagen oder zeitlich begrenzte Testzugänge ohne Anbindung an Ihre Nummer und Ihren Kalender.
Welche Angaben braucht ein Anbieter für ein Angebot?
Hilfreich sind die Zahl der Anrufe pro Monat, die typische Gesprächsdauer, die häufigsten Anliegen, der genutzte Kalender, die gewünschten Sprachen und die Zeiten, zu denen der Assistent übernehmen soll.
Gehört die Einrichtung zu den Kosten?
Ja. Zum Aufwand gehört die Einrichtung: Anbindung an Ihre bestehende Nummer per Rufumleitung oder SIP, Gesprächsabläufe nach Ihrem Betrieb und ein Test jedes Ablaufs vor dem Start. Wie Einrichtung und Betrieb aufgeteilt sind, steht in Ihrem Angebot.
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In der kostenlosen Beratung gehen wir Ihre Anrufe durch und zeigen, welche Abläufe der Assistent für Sie übernehmen kann.
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