KI-Telefonassistentfür Ihren Handwerksbetrieb

Welche Anrufe nimmt der Assistent an?

Im Handwerk wiederholen sich die meisten Anrufe. Genau diese übernimmt der Assistent, damit Sie nicht für jede Anfrage die Arbeit unterbrechen müssen.

Neue Auftragsanfragen

Der Assistent fragt nach, worum es geht, wo der Einsatzort liegt und wie der Kunde erreichbar ist. Sie bekommen eine vollständige Notiz statt einer Nummer in der Liste der verpassten Anrufe.

Besichtigungen und Termine

Er sieht freie Zeiten in Ihrem Kalender und bucht den Termin direkt. Welche Zeiten er anbieten darf, bestimmen Sie.

Rückfragen zu laufenden Aufträgen

Wann kommt der Monteur, was muss vorbereitet werden: Solche Fragen nimmt er auf und meldet sie Ihnen. Allgemeine Antworten gibt er aus Ihrem hinterlegten Wissen.

Notdienst

Ruft jemand wegen eines Rohrbruchs oder eines Heizungsausfalls an, nimmt der Assistent die wichtigsten Angaben auf und benachrichtigt Sie sofort.

Was passiert bei einem Notfall?

Was ein Notfall ist, legen Sie bei der Einrichtung fest. Typische Merkmale sind Wasser, das austritt, eine ausgefallene Heizung oder ein Stromausfall im ganzen Haus. Erkennt der Assistent ein solches Anliegen, benachrichtigt er Sie oder die Person im Bereitschaftsdienst sofort.

Die Benachrichtigung enthält Name, Adresse, Rückrufnummer und eine kurze Beschreibung. Sie rufen zurück und entscheiden, ob Sie ausrücken. Dem Anrufer sagt der Assistent, dass sich jemand aus Ihrem Betrieb meldet.

Wie klingt so ein Anruf?

Ein Beispiel aus einem Sanitärbetrieb, am Abend nach Feierabend.

Lohnt sich ein KI-Telefonassistent für einen kleinen Betrieb?

Er lohnt sich, wenn Anrufe verloren gehen, weil niemand im Büro sitzt. Das ist in vielen kleinen Betrieben Alltag. Der Chef ist auf der Baustelle, die Bürokraft arbeitet halbtags, und abends läuft das Telefon ins Leere. Jeder Kunde, der dann beim nächsten Betrieb anruft, ist ein verlorener Auftrag.

Prüfen Sie drei Dinge. Wie oft klingelt das Telefon, während niemand abnehmen kann? Wie viel Zeit verbringen Sie selbst am Telefon? Wie viele Anfragen wiederholen sich? Je mehr davon zutrifft, desto mehr nimmt der Assistent Ihnen ab. Im Vergleich zu einer zusätzlichen Kraft am Telefon ist er bis zu 15x günstiger als ein Mensch. Wovon die Kosten abhängen, steht auf der Seite Kosten.

Assistent oder Callcenter?

Ein Telefonservice mit Menschen nimmt Anrufe ebenfalls an und notiert das Anliegen. Der Unterschied liegt im Ablauf. Der KI-Telefonassistent kennt das Wissen, das Sie hinterlegen, und trägt Termine direkt in Ihren Kalender ein. Er nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an, auch nachts und am Wochenende.

Ein Callcenter kann bei ungewöhnlichen Anliegen flexibler reagieren. Für Betriebe mit vielen gleichartigen Anfragen passt meist der Assistent. Für sehr beratungsintensive Gespräche bleibt ein Mensch die bessere Wahl.

Wie wird der Assistent eingerichtet?

1. Gespräch über Ihre Anrufe. Welche Anliegen kommen oft, was gilt als Notfall, welche Termine darf der Assistent vergeben.
2. Wissen hinterlegen. Leistungen, Einsatzgebiet, Erreichbarkeit und häufige Fragen.
3. Nummer anbinden. Ihre Nummer bleibt, angebunden per Rufumleitung oder SIP.
4. Testen. Wir testen jeden Gesprächsablauf, bevor der Assistent live geht.

Danach betreuen wir den Assistenten weiter und passen Abläufe an, wenn sich in Ihrem Betrieb etwas ändert. Das Hosting liegt in Deutschland.

Wann lohnt sich der Assistent nicht?

Klingelt das Telefon nur selten, oder ist fast immer jemand im Büro, der abnimmt, bringt der Assistent wenig. Braucht fast jeder Anruf eine ausführliche fachliche Beratung, nimmt er vor allem Notizen auf. Ihr Team ruft dann trotzdem zurück.

Wollen Sie Kunden aktiv anrufen, etwa um Termine zu bestätigen oder Angebote nachzufassen, ist ein Telefonagent die passendere Lösung. Mehr dazu auf kitelefonagent.de. Wie sich die Lösungen unterscheiden, zeigt die Seite Unterschiede.