Checkliste für die Wahleines KI-Telefonassistenten

Bei der Wahl eines KI-Telefonassistenten zählen die Antworten auf konkrete Fragen mehr als die Liste der Funktionen. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Rufnummer bleibt und wie der Assistent angebunden wird, per Rufumleitung oder über einen SIP-Anschluss. Klären Sie dann, wo die Gesprächsdaten verarbeitet werden und welche Dienstleister beteiligt sind. Fragen Sie, ob sich Ihr Kalender anbinden lässt und wie Sie von dringenden Anrufen erfahren. Wichtig ist auch, wer die Gesprächsabläufe einrichtet und vor dem Start testet. Anrufende müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen, das verlangt Art. 50 der KI-Verordnung. Soll ein Gespräch aufgezeichnet werden, braucht es dafür eine Befugnis nach § 201 StGB. Zuletzt zählen Betreuung im laufenden Betrieb, Laufzeit und Kündigung. Ein Anbieter, der seine Sache ernst nimmt, beantwortet jede dieser Fragen konkret und schriftlich. Bleibt eine Antwort vage, fragen Sie nach, bevor Sie unterschreiben.

Stand: 04.11.2026 · Everlast AI

Wie nutze ich die Checkliste?

Die Prüffragen sind nach Themen geordnet. Zu jeder Frage steht, wie eine gute Antwort aussieht und welche Antwort ein Warnsignal ist. Nehmen Sie die Liste in jedes Gespräch mit einem Anbieter mit und notieren Sie die Antworten nebeneinander. So sehen Sie schnell, wo ein Angebot Lücken hat.

Rufnummer und Anbindung

Ihre Kunden sollen weiter die Nummer wählen, die sie kennen. Fragen Sie deshalb zuerst, wie der Assistent an Ihr Telefon kommt.

Prüffrage	Gute Antwort	Warnsignal
Behalten Sie Ihre Rufnummer, und wie wird der Assistent angebunden?	Die Nummer bleibt. Der Anbieter erklärt die Anbindung per Rufumleitung oder SIP und wie Sie sie wieder abschalten.	Sie brauchen eine neue Nummer oder eine neue Telefonanlage, ohne dass der Grund dafür erklärt wird.
Wann nimmt der Assistent ab?	Sie legen es fest: immer, nach Feierabend oder wenn besetzt ist.	Es gibt nur ein festes Modell, das sich nicht an Ihre Zeiten anpassen lässt.
Was passiert, wenn mehrere Kunden gleichzeitig anrufen?	Der Assistent nimmt parallele Anrufe an, niemand hört ein Besetztzeichen.	Auf die Frage nach gleichzeitigen Gesprächen gibt es keine klare Antwort.

Daten und Hosting

Am Telefon fallen Namen, Rückrufnummern und oft persönliche Anliegen an. Wo diese Angaben landen, gehört vor den Vertrag.

Prüffrage	Gute Antwort	Warnsignal
Wo wird der Assistent gehostet?	Der Ort der Verarbeitung und die beteiligten Dienstleister werden konkret benannt.	Die Antwort lautet nur „in der Cloud“ oder „sicher“, ohne Ort und ohne Namen.
Welche Daten nimmt der Assistent auf, und wohin gehen sie?	Sie bestimmen, welche Angaben abgefragt werden und an wen die Gesprächsnotiz geht.	Alle Gesprächsinhalte werden gespeichert, ohne dass Sie das steuern können.
Wie lange werden Daten gespeichert, und wer löscht sie?	Speicherdauer und Löschung sind beschrieben und lassen sich an Ihre Vorgaben anpassen.	Zur Löschung gibt es keine Aussage.

Kalender und Systeme

Ein Assistent nimmt Ihnen nur dann Arbeit ab, wenn seine Ergebnisse dort ankommen, wo Ihr Team arbeitet.

Prüffrage	Gute Antwort	Warnsignal
Lässt sich Ihr Kalender anbinden, damit Termine direkt eingetragen werden?	Der Assistent prüft freie Zeiten in Ihrem Kalender und trägt den Termin ein.	Termine werden nur als Wunsch notiert, obwohl eine Buchung angekündigt war.
Wie bekommen Sie die Gesprächsnotiz?	Nach jedem Anruf kommt eine Zusammenfassung mit Name, Anliegen und Rückrufnummer auf einem Weg, den Ihr Team ohnehin nutzt.	Sie erhalten nur eine Tonaufnahme oder ein ungeordnetes Rohprotokoll.

Dringende Anrufe

Ein Wasserschaden oder eine akute Frage darf nicht in derselben Liste landen wie eine Bitte um Rückruf nächste Woche.

Prüffrage	Gute Antwort	Warnsignal
Wie erfahren Sie von dringenden Anrufen?	Sie werden sofort benachrichtigt und rufen mit der Notiz zurück.	Dringende Anrufe erscheinen erst in der gesammelten Übersicht am Ende des Tages.
Wer legt fest, was als dringend gilt?	Sie legen die Regeln fest, mit Beispielen und Ausnahmen für Ihren Betrieb.	Der Anbieter entscheidet pauschal, ohne Ihre Abläufe zu kennen.

Einrichtung und Test

Wie gut ein Assistent am Telefon klingt, entscheidet sich bei der Einrichtung. Fragen Sie, wer diese Arbeit macht.

Prüffrage	Gute Antwort	Warnsignal
Wer richtet den Assistenten ein und testet die Gesprächsabläufe vor dem Start?	Eine feste Ansprechperson richtet ihn mit Ihnen ein, jeder Ablauf wird vor dem Livegang getestet, und Sie hören Probeanrufe.	Sie bekommen einen Zugang und richten alles allein ein.
Woher kennt der Assistent die Antworten auf häufige Fragen?	Öffnungszeiten, Leistungen und häufige Fragen werden gemeinsam hinterlegt und lassen sich später ändern.	Es bleibt unklar, aus welchen Informationen der Assistent antwortet.

Transparenz und Aufzeichnung

Zwei Fragen haben eine rechtliche Seite: ob Anrufende von der KI erfahren und ob Gespräche aufgezeichnet werden.

Prüffrage	Gute Antwort	Warnsignal
Erkennen Anrufende, dass sie mit einer KI sprechen?	Der Assistent weist klar und erkennbar darauf hin, spätestens zu Beginn des Gesprächs.	Der Assistent gibt sich als Mensch aus oder der Hinweis fehlt.
Werden Gespräche aufgezeichnet?	Eine Aufnahme gibt es nur, wenn Sie sie wollen und die Befugnis vorher geklärt ist. Sonst bleibt es bei der schriftlichen Notiz.	Die Aufzeichnung ist von Anfang an eingeschaltet, und niemand spricht über die Einwilligung.

Was das Recht dazu sagt: Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung müssen KI-Systeme, die mit Menschen interagieren, so gestaltet sein, dass die Personen davon erfahren, sofern es nicht offensichtlich ist. Nach Abs. 5 geschieht das klar und erkennbar, spätestens bei der ersten Interaktion. Eine Aufnahme des gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB nur mit Befugnis zulässig, etwa mit Einwilligung der Beteiligten. Der KI-Hinweis allein ersetzt diese Befugnis nicht.

Betreuung und Änderungen

Öffnungszeiten, Leistungen und Zuständigkeiten ändern sich. Der Assistent muss diese Änderungen mitmachen.

Prüffrage	Gute Antwort	Warnsignal
Wer ist im laufenden Betrieb Ihr Ansprechpartner?	Sie haben eine feste Ansprechperson für Fragen und Störungen.	Zuständigkeit und Erreichbarkeit nach dem Start sind nicht geregelt.
Wie werden Wissen und Abläufe später angepasst?	Änderungen sind vorgesehen, und es ist klar, wer sie umsetzt und wie schnell.	Jede kleine Änderung wird zu einem neuen Projekt mit eigenem Angebot.

Vertrag und Kündigung

Zum Schluss gehört alles Schriftliche auf den Tisch: Kosten, Laufzeit und was nach dem Ende des Vertrags passiert.

Prüffrage	Gute Antwort	Warnsignal
Wie setzen sich die Kosten zusammen?	Die Faktoren sind nachvollziehbar, etwa Anrufvolumen, Gesprächslänge, Abläufe, Sprachen und Betreuung.	Es gibt einen Betrag ohne Angabe, was darin enthalten ist.
Welche Laufzeit und Kündigungsfrist gelten?	Laufzeit und Frist stehen verständlich im Angebot.	Die Laufzeit erfahren Sie erst aus dem Kleingedruckten.
Was geschieht nach Vertragsende mit Ihren Daten und Abläufen?	Rückgabe und Löschung sind geregelt.	Zum Vertragsende gibt es keine Regelung.

Welche Faktoren die Kosten bestimmen, erklärt die Seite Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Was ersetzt die Checkliste nicht?

Die Checkliste hilft beim Vergleich von Angeboten. Eine Rechtsberatung ersetzt sie nicht. Wer mit besonders geschützten Angaben arbeitet, hat zusätzliche Pflichten. In Arztpraxen gilt etwa die Schweigepflicht nach § 203 StGB, und schon die Tatsache einer Behandlung ist geschützt. Auch Kanzleien und andere Berufe mit Verschwiegenheitspflicht prüfen vor dem Start, welche Angaben der Assistent aufnehmen darf und wer darauf Zugriff hat.

Klären Sie solche Fragen mit Ihrer Datenschutzberatung, bevor der Assistent den ersten Anruf annimmt.

Häufige Fragenzur Anbieterwahl

Welche Fragen sollte ich einem Anbieter für KI-Telefonassistenten stellen?

Fragen Sie zuerst nach der Anbindung an Ihre Rufnummer und nach dem Ort der Datenverarbeitung. Dann folgen Kalenderanbindung, Benachrichtigung bei dringenden Anrufen sowie Einrichtung und Test. Zum Schluss klären Sie den KI-Hinweis für Anrufende, die Betreuung im laufenden Betrieb, die Laufzeit und die Kündigung.

Muss ein KI-Telefonassistent sagen, dass er eine KI ist?

Nach Art. 50 der KI-Verordnung müssen KI-Systeme, die mit Menschen interagieren, so gestaltet sein, dass die Personen davon erfahren, sofern es nicht offensichtlich ist. Der Hinweis muss klar und erkennbar sein, spätestens bei der ersten Interaktion.

Darf ein KI-Telefonassistent Gespräche aufzeichnen?

Eine Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB nur mit Befugnis zulässig, etwa mit Einwilligung der Beteiligten. Ein KI-Hinweis allein erlaubt keine Aufnahme. Ohne geklärte Befugnis bleibt es bei der schriftlichen Gesprächsnotiz.

Kann ich die Checkliste ausdrucken?

Ja. Über die Druckfunktion Ihres Browsers erhalten Sie eine Fassung ohne Navigation, die Sie ins Gespräch mit einem Anbieter mitnehmen können.

Quellen

Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung, konsolidierte Fassung vom 27.07.2026, Art. 50 Abs. 1 und 5, abgerufen am 01.11.2026
EU-Kommission, AI Act Service Desk: Art. 50 KI-Verordnung, abgerufen am 30.10.2026
§ 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, abgerufen am 27.10.2026
§ 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen, abgerufen am 27.10.2026

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